Samhandling

Hvordan få mer strukturerte og effektive ledermøter

Hvordan strukturerer du ledermøtene i din bedrift og hvilke temaer tas opp i ledermøtene? Svaret på dette vil nok variere og avhenger både av sammensetningen i den enkelte ledergruppen og hva lederen ønsker å få ut av gruppen som team. Noen har ledermøter som ren statusrapportering til lederen, andre følger opp handlingspunkter i tillegg - mens noen beslutter saker med varierende grad av analyse og diagnostisering. Her i Symetri har vi blant annet en årsplan med faste temaer som er koordinert med årsplanen til styret vårt. Her spenner temaene fra risikovurdering, produktregnskap og strategi, IT og teknologistrategi til kundetilfredshet og lønnsomhet. Her jobber vi oss gjennom temaene i ledermøtene før vi informerer styret og en eventuell beslutning tas der ved behov. Dette gir kontinuitet og god innsikt både hos ledelsen og styret, med påfølgende styrke i gjennomføringene av planene.



Hvor er siste versjon av sakslisten?

Ledergruppens arbeid med ulike temaer, strategiarbeid og statuser genererer løpende nye saker for videre oppfølging. Oppfølging av sakene må gjøres over tid av ledergruppen og av lederen. Har man en viss struktur på ledermøtene så er det gjerne gjort endel forarbeid til det enkelte møtet. Det foreligger kanskje også et referat med agenda og beslutninger som er tatt tidligere. Ofte har man også en liste av saker som følges over tid med påført ansvarlig person, deadline og status med en aksjonsplan. Ofte registreres dette i Excel eller i et Word dokument. I min tid som leder har jeg ofte nok sett "døde" dokumenter mellom hvert møte, for så å måtte lete etter siste versjon og oppdatere status i møtet. Kanskje fant vi ikke aller siste versjon og misset de siste sakene som ble registrert i forrige møte og som skulle følges opp i dagens møte med en analyse som aldri ble påbegynt….
Jeg tror flere kan kjenne seg igjen i dette.

Hvordan fange opp oppdateringer mellom ledermøtene?

For 10-12 år siden fikk vi et innspill i en workshop ute hos en kunde: "Jeg opplever at vi har full oversikt over sakslister og referater i ulike versjoner i samhandlingsløsningen deres. Men, jeg ønsker meg gjerne en mer aktiv og levende saksliste som kan oppdateres også mellom møtene for å fange opp diskusjoner og oppdateringer."

Vår rådgiver tok utfordringen fra kunden og konfigurerte opp en aktiv mappe som den dag i dag er grunnmuren i alle våre saksoppfølgingsmaler i Interaxo. Nå har vi videreutviklet løsningen med automatisk varsling av deadlines til ansvarlig person. Denne funksjonaliteten er rullet ut i alle våre prosjektmaler, men ikke minst i vår organisasjon & ledelsemodul i Interaxo. Det er ikke overraskende for oss at en ledergruppe har mye av det samme behovet for kontroll og oversikt som en prosjektgruppe!

Det skal også sies at referatet ennå ikke er død og begravet – og i mange tilfeller er det påkrevd i henhold til aksjeloven om referat fra styremøter, eller fra byggemøter eller andre møter som rent formelt krever et referat. Noen velger å søke ut sakene fra siste møtet og skrive ut forsiden på den aktive mappen som en pdf, mens andre skriver referater i Excel og Word som tidligere men basert på live oppdateringer i sakslisten i Interaxo.  

Oppdater saker direkte i sakslisten

Å bruke sakslisten i Interaxo på skjerm i ledermøtene og oppdatere direkte on-the-go, samtidig som dere kan registrere nye saker og lukke gamle saker undervis og "live" i møtet viser seg å være uhyre effektivt og bidrar til å få god struktur og arbeidsmetodikk i ledergruppen. Dette er noe jeg har god erfaring med og varmt kan anbefale. Om du bruker Interaxo-appen på iPad eller PCen er opp til deg selv å vurdere hva du liker best og bruker mest. I tillegg hjelper det godt å få varslinger direkte på epost og i Interaxo når saken nærmer seg deadline.

Er du, som mange av oss andre, en som liker å ta bilde av whiteboard tavlen for å huske eller dokumentere hva som ble diskutert og notert i møtet? Hvor ble bildet av? På din mobil? Vi har også en egen Symetri onSite app som gjør det uhyre enkelt å ta bilder og lagre disse direkte i sakslisten i Interaxo og gjøre disse tilgjengelig for resten av ledergruppen som dokumentasjon til et ledermøte.

Uansett effektiviserer sakshåndteringen i Interaxo arbeidet i en ledergruppe og hjelper lederen med en forbedret struktur og levendegjør sakene også mellom møtene.

Hvordan ledergruppen fungerer sammen som team får vi derimot ikke gjort noe med i Interaxo! Det er et lederansvar man ikke kommer utenom!

Les også

Klar for å komme i gang?
Kontakt oss for mer detaljer om oppstart.

Ingen forpliktelser.

Spørsmål?

This website uses cookies: by continuing to browse this site you accept this policy. Read about our use of cookies.