Sikkerhet

Hvordan få kontroll på epost-strømmen?

Epost har på mange måter blitt et nyttig og uunnværlig verktøy for oss. Det er rett og slett en ekstremt kraftfull mekanisme for å kommunisere effektivt. Men, det er likevel et faktum at vi i det daglige bombarderes med inntrykk og informasjon, uansett om vi aktivt søker det eller ikke. Innboksen fylles opp til randen og stjeler i overkant mye av tiden vår. Mange mail er både lange, detaljerte og unødvendige. For mange blir det stadig mer utfordrende i en travel hverdag å skille ut viktig informasjon.



Epostbruken eskalerer

Da vi først begynte å bruke e-post opplevde vi det som en fantastisk «boost» for produktiviteten vår! Uten for mange anstrengelser kunne vi dele nøkkelinformasjon med andre og vi sendte relativt få eposter hver dag. Vi kunne være nokså trygge på at eposten fikk den oppmerksomheten den fortjente. Men hva skjedde så?

  • Epost ble gradvis en substitutt for å snakke med andre
  • Viktige eposter begynte å drukne blant andre epost og sjansen for å bli oversett ble større
  • Mer og mer tid ble benyttet til å lese, formulere og sende nye epost.  
  • Stadig oftere ble epost benyttet som kanal for å diskutere komplekse problemstillinger

I dag opplever mange av oss å konstant bli avbrutt av innkomne epost og vi lar oss lett forstyrre. Vi er jo nysgjerrige! "Multitasking" har blitt et kjent begrep for mange. Vi leser eller rettere sagt "overvåker" innboksen vår samtidig som vi jobber med andre ting. Innboksen har for mange mennesker blitt en ny kilde til stress. For noen er det å sjekke epost blitt en ren besettelse. Vi klarer ikke å la vær - og vi bare MÅ sjekke mail, uansett hvor vi befinner oss...

Hva skjer med kreativiteten?

Det sier seg selv at i en hverdag med en stadig økende strøm av informasjon som forstyrrer vårt arbeide – kan det fort påvirke både evnen til å ta beslutninger, innovasjon og produktivitet. Tro det eller ei, men vi mister faktisk noe av kreativiteten og IQ-en vår når vi stadig vekk blir avbrutt. Arbeidsdagen blir fragmentert. For å løse krevende oppgaver trenger vi og hjernen vår lengre perioder uten forstyrrelser. Vi blir konstant avbrutt av tekstmeldinger, tweets, blogger og forumer vi følger, intranettet, SMS, telefonsamtaler, nye Facebook-oppdateringer  – og verstingen av dem alle er faktisk epost! Det er kanskje ikke så mange som tenker over det, men etter hver avbrytelse tar det tid før vi er tilbake i fokusert arbeide. Microsoft målte e-post-vanene til sine ansatte og fant ut at så fort man ble avbrutt av en e-post – tok det i gjennomsnitt 24 minutter før vedkommende var tilbake til det arbeidet han/hun holdt på med. Det er et stort tankekors!

Så hva er problemet? Forskning tyder på at vi ikke makter å prosessere all informasjonen vi mottar. Det er her begrepet «information overload» kommer fra. Det går for fort for oss og det kan over tid bli overveldende. Effektive spam-filtere løser en del av problemene. Men, til syvende og sist er det vi selv som må ta kontroll på informasjonsproblemet vårt. Det betyr å enten endre måten å tenke på eller endre adferd. En metode er å bestemme seg for å sjekke innboksen kun et begrenset antall hver dag i løpet av en arbeidsdag! Det forutsetter at vi klarer å slippe fri tanken på alle ubesvarte epost som ligger der og venter… Ja, det var det da! 
 
Her er noen gode tips til hvordan du kan klare å håndtere epost mer effektivt. De fleste tipsene er hentet fra websider som Lifehacker, 43folders og Davidco:
 

TIPS til deg som mottaker av epost

  • For å unngå å bli avbrutt kontinuerlig; slå av automatisk varsling av innkomne epost. Etabler deretter faste tider i løpet av dagen hvor du sjekker og tar action på epost du mottar, for eksempel hver hele time
  • Ikke kast bort tiden ved å sortere epost i foldere. Søkemotoren i mailsystemet fikser det. Det eneste unntaket er: lag en VIKTIG-folder
  • Hvis du ikke har mulighet for å respondere på en epost på flere dager, fortell avsender når vedkommende kan forvente et svar fra deg

TIPS til deg som avsender av epost

  • Lag enkle eposter som er raske å lese gjennom med et tydelig emne og start teksten med hovedpoenget. Bruk Bold for å utheve viktige elementer, bullets eller nummer for å utheve viktige aksjonspunkter – og for å markere hvem som er ansvarlig for hvert punkt.
  • Ved korte beskjeder; Legg hele innholdet i emnefeltet slik at mottaker slipper å åpne e-posten
  • Hvis mulig – lim innholdet i et vedlegg inn i selve eposten
  • Kom med konkrete forslag («skal vi møtes kl 10?») i stedet for å komme med åpne spørsmål som «Når skal vi møtes?»
  • Før du velger «reply to all», stopp opp et øyeblikk. Hvis du ikke mener det er nødvendig – fjern mottakeren fra listen
  • For din egen del: SEND FÆRRE EPOSTER! En utgående mail genererer i gjennomsnitt 2 nye eposter…
  • Sist, men ikke minst; Finn gode verktøy for bedriften som gjør at mengden epost frem og tilbake kan reduseres kraftig -  og slik at alle viktige beslutninger, dokumenter og dialoger er enkle å finne tilbake til på et felles sted. Bruk teknologien! Det finnes mange gode løsninger på dette i markedet i dag.   

Ta kontroll over informasjonsstrømmen

I SymetriCollaboration har vi jobbet med denne problemstillingen i mange år. Da vi utviklet vår løsning var det med utgangspunkt i å gi byggeprosjekter bedre kontroll over dokumentflyt, tegninger, godkjenningsprosesser og de utallige endringene og avvikene som dukker opp underveis i prosjektene. For å redusere strømmen av epost som gikk mellom de ulike prosjektmedlemmene og for å unngå at informasjon går tapt – utviklet vi Interaxo. Her kan våre kunder lagre absolutt all informasjon og alle dokumenter ett sted. Alle viktige beslutninger, godkjenningsprosesser, endringer, avvik, dokumentversjoner og dokumentdelinger skjer her og er sporbar tilbake i tid og ligger alltid lett tilgjengelig for prosjektmedlemmene – uansett hvor de er. Muligheten for å spare tid og penger – og ikke minst ta tilbake kontrollen over informasjonskaoset er enorm. Men, velger du et verktøy for å ta tilbake kontrollen er det viktig å stille krav til ansatte og prosjektmedlemmer. Det er fort gjort å havne tilbake i epostkjøret.
 
Det er her internkulturen kommer inn.  Å benytte god teknologi som gjør at de ansatte kan fokusere på det de skal, nemlig arbeidsoppgavene sine er en bra ting. Men det krever også en endring i kollektiv adferd. De av våre kunder som har lykkes best i bruken av våre løsninger er nådeløse i forhold til at alt skal lagres i Interaxo. Sender en kollega eller en leverandør en epost med et avvik eller en endring, så får avsender eposten raskt i retur med beskjed om å legge informasjonen i Interaxo. 

 

Oppsummering

Oppsummert anbefaler vi å starte med deg selv. Bli bevisst dine egne e-postvaner og gå foran med et godt eksempel. Reduser antall epost som går ut fra din egen innboks. Kanskje ta opp telefonen når du oppdager at det går for mange e-poster frem og tilbake angående et tema. Før du trykker på SEND-knappen; tenk deg om et øyeblikk. Hvor viktig er denne informasjonen? Etabler «normer» som gjelder for alle ansatte eller alle medlemmene i et prosjekt. Og finn gode verktøy hvor all viktig informasjon kan lagres ligge lett tilgjengelig når du trenger den.
 

Kilder:

Les også

Klar for å komme i gang?
Kontakt oss for mer detaljer om oppstart.

Ingen forpliktelser.

Spørsmål?

This website uses cookies: by continuing to browse this site you accept this policy. Read about our use of cookies.