Samhandling

Dette bør du tenke gjennom ved valg av prosjekthotell!

Står prosjektet i en situasjon hvor dere enten skal velge løsning for prosjekthotell for første gang – eller dere vurdere å bytte løsning? Her kommer 10 punkter du bør tenke gjennom før dere tar det endelige valget.



Ulike faser har ulike behov

De ulike fasene i et byggeprosjekt har svært ulikt innhold – og behov; prosjekteringsfase – byggefase – drift og vedlikehold. I stedet for å tenke på behovene isolert for hver fase, vurder å velge en webhotelløsning som dekker behovene i alle faser. Dette bidrar til å redusere risikoen for feil. Alle faser krever god oversikt og kontroll, men i ulik grad. Velger dere en løsning som dekker behovene isolert for en av fasene kan dere risikere å gjøre feil. Etterhvert som prosjektet skrider frem og flere deltagere kommer til vil behovet for oversikt og kontroll øke betraktelig. Det samme gjelder antall saker som til enhver tid skal prioriteres riktig.

Stadig strengere krav fra omgivelsene 

Mer enn noen gang er det viktig å kunne dokumentere alt som skjer i byggeprosjektet og ha full kontroll på historikken. Bygg- og Anleggsbransjen er preget av mange tvistesaker og krevende sluttoppgjør som kan løses raskere dersom de formelle beslutningene samles ett sted. Det er derfor viktig at dere velger en løsning som kan ivareta historikk og sporbarhet på en enkel måte uten at det går på bekostning av det arbeidet dere ellers skal utføre i prosjektets hverdag.

Ulike prosjektroller har ulik fokus

I ethvert prosjekt er det viktig at alle deltagere samarbeider best mulig. Det gjelder byggherre, prosjektleder, entreprenør eller andre som har en rolle i prosjektet. Likevel har de ulike rollene også ulike interesser og fokuserer på ulike ting. Dette må også tenkes gjennom ved valg av løsning. En byggherre er naturlig nok mest opptatt av god dokumentasjon og komplett FDV-dokumentasjon når prosjektet er ferdig. Prosjektlederen er opptatt av god oversikt og kontroll - og av å kunne innrapportere status i prosjektet.


Arkitekten er på sin side opptatt av at det skal være enkelt og raskt å få lastet opp og delt arbeidstegninger. Entreprenøren er på sin side opptatt av at det er enkelt å finne frem til riktig tegningsrevisjon og at det er enkelt å kunne innrapportere feil når de oppdages. Det finnes mange avarter av disse, men i min erfaring går nevnte eksempler igjen og igjen. Det er en stor fordel om en og samme løsning ivaretar interessene til hele prosjektgruppa.

Er fildeling virkelig godt nok?

Vi hører stadig vekk markedet klage over mengden epost og de samme spørsmålene dukker opp stadig vekk.

- Satte jeg riktig person på kopi?
- Er noen glemt?
- Hvem har ansvaret?
- Hva er sagt i saken?
- Er feilen rettet?
- Hva er status?
- Hvor er gjeldende revisjon?

Spørsmålene kan fort bli mange og usikkerheten stor – og det det blir fort krevende å holde god nok oversikt.

Både fortløpende i prosjektet og i etterkant er det viktig å kunne se tilbake på hvem sa hva og hvorfor. Hvis fildeling er valget og dere ikke har en løsning som ivaretar resten – vil dere før eller siden møte utfordringer.

Mange benytter fortsatt filservere og webhotel utelukkende for lagring av filer. Hvordan holder du kontroll på resten av informasjonflyten i prosjektet ditt? Hva med tekniske avklaringer, diskusjoner omkring versjoner, endringer og avvik, alle små og store beslutninger som kontinuerlig må tas? Hvordan dokumenteres denne informasjonsflyten?

Interaxo – alt samlet på ett sted

Interaxo er en felles plattform for byggeprosjektet - hvor alt er samlet på ett sted. Her kan alle deltagere gå inn til enhver tid og finne ut hva som er gjeldende akkurat nå - og hva som er det siste som er sagt. Dere samler ikke bare filer og mapper i Interaxo. Dere strukturerer løsningen utfra hvordan prosjektet jobber. Og dere samler også all formell kommunikasjon her. Har du en endring liggende et sted så har du også alle kommentarer og alle beslutningsgrunnlag rundt endringen der hvor selve endringsmeldingen ligger i Interaxo. I en arbeidsflyt tilpasset ditt prosjekt er det enkelt å se status og hva som må gjøres videre. Dette er en av de viktigste grunnene til at mange velger oss for sine bygg og anleggsprosjekter.

Fordelene med å jobbe på ”Interaxo-måten”

Det er mange fordeler ved å jobbe på denne måten. Det ene er at alle i prosjektet, uavhengig av om det er 10 eller 100 deltagere eller flere – har innsyn i Interaxo der hvor de har rettigheter. Alle kan være trygge på at dette er siste og gjeldende versjon/informasjon.

Tvilen om ”hva som gjelder” er fortsatt stor ute i mange prosjekter. Men i Interaxo er alt tilrettelagt for å fjerne denne tvilen. Når alle jobber etter riktig informasjon så reduserer dere sannsynligheten for feil. Det er enkelt å administrere alle medlemmer og hvilke tilganger de skal ha.

Når antall feil reduseres fordi dere jobber mer strukturert og effektivt, så reduseres også kostnadene. 

All formell kommunikasjon bør være sporbar

Interaxo gir dere muligheten til å spore mye mer av det som skjer i prosjektet. Den uformelle kommunikasjonen må gjerne fortsette på e-post, men all formell kommunikasjon bør samles i Interaxo – det vil si den kommunikasjonen som det er viktig å spore – og som forteller noe om hvem som har tatt hvilke beslutninger når.

Ved å være strenge på dette vil mengden epost avta betydelig.

Hva skiller INTERAXO fra andre løsninger?

Interaxo er akkurat så enkel eller så kompleks som du gjør det til selv.

Vi har utviklet mye funksjonalitet som er tilgjengelig for våre kunder, men med Interaxo er det enkelt for deg å velge hva som passer deg, ditt prosjekt og din organisasjon. Brukervennligheten er samtidig et stort konkurransefortrinn, både for den enkelte bruker som skal navigere seg frem til riktig dokument og for administratorbrukeren som ønsker å gjøre noen endringer i oppsett, rettigheter eller varslingsregler.

Interaxo handler om mye mer enn bare fildeling.

Interaxo tar hensyn til en større del av prosjektets informasjonsflyt, noe som begrenser antall løse tråder og gir mer kontroll i en travel prosjekthverdag. Interaxo hjelper deg å forhindre feil, oppfylle lovpålagte dokumentasjonskrav og forenkler samarbeidet med ditt prosjekt.

Typiske bekymringer ved valg av ny løsning.

Vi opplever ofte at prosjektene er usikre på hvorvidt de får med seg alle i prosjektet til å jobbe på ”den nye måten”? Her råder vi alle til å velge å investere i opplæring. Dette er alfa og omega for å komme raskt i gang og raskt oppnå gevinster – slik at prosjektdeltagerne kommer over ”terskelen” så fort som mulig. Våre rådgivere har lang erfaring med å sette opp struktur og arbeidsmetodikk tilpasset prosjektenes måte å jobbe på i bygg- og anleggsprosjekter. Vi kan også bistå med å gi råd til hvordan dere kan jobbe enda mer effektivt ved å gjøre tilpasninger

”Vi har ikke tid nå” er også et argument vi hører. Når skal dere få tid? Kravene til dokumentasjon, kontroll og sporbarhet blir ikke mindre ved å utsette. Spesielt ikke når dette er en løsning som hjelper dere med å spare tid. Da er det viktig å tenke over hvordan dere jobber i dag og hvordan dere kan jobbe enda mer effektivt med det som betyr noe, nemlig å få prosjektet i mål i tiden og helst til en lavere kostnad.

”Det blir for dyrt”. Mange er fokusert på pris. Prisen for en god samhandlingsløsning eller prosjekthotell er forsvinnende liten hvis man tenker på hvilke kostnader som inngår i et bygg og anleggsprosjekt.

Statistikk viser at 5% av prosjektkostnaden går bort i avvik. Hvis prosjektet ditt er på 100 MNOK og dere kan begrense avvikskostnaden med 1% så sparer prosjektet 1 MNOK. Har dere råd til vente?

Så, hva skal til for å lykkes?

Vårt beste råd er å lage dere en strukturert arbeidsmetodikk som er tilpasset prosjektet. Her er fleksibiliteten i Interaxo tilstede og kan tilpasses måten dere jobber på. Det skal være intuitivt for prosjektdeltagerne å finne den informasjonen de trenger.

For å sikre at alle bruker systemet riktig er det også viktig at dere setter opp felles kjøreregler. Her kan vi være behjelpelige! Uansett hva du gjør; lag felles kjøreregler. Og de må følges. Med en gang folk begynner å sende informsjon via ulike plattformer, da oppstår feil og det oppstår kostnader.

De av våre kunder som har lykkes aller best er nådeløse når det gjelder å følge kjørereglene, som for eksempel at de ikke tar i mot endringsordre fra prosjektdeltagere via epost – kun via Interaxo.

Fokuser på opplæring! Interaxo er brukervennlig, men dette er likevel en ny løsning for mange i prosjektet.

Og hverdagen er travel! Hver og en må uansett sette seg inn i løsningen. Vi hjelper våre kunder å lære seg systemet og til å forstå hvorfor det er viktig bruke løsningen i det daglige.

Hva er fordelen for den enkelte prosjektdeltager? Det som er enkelt for meg her og nå er ikke alltid det som gjør at prosjektet kommer i mål i tide og sparer penger. Være enig om hvordan skal prosjektet skal jobbe, sikre felles kjøreregler og god opplæring.

LYKKE TIL MED VALG AV LØSNING!

Les også

Klar for å komme i gang?
Kontakt oss for mer detaljer om oppstart.

Ingen forpliktelser.

Spørsmål?

This website uses cookies: by continuing to browse this site you accept this policy. Read about our use of cookies.